Jak wybrać system CRM dla swojej firmy?

W poprzednim wpisie na blogu wzięliśmy „pod lupę” tajemniczo brzmiący dla wielu termin CRM i wyjaśniliśmy co dokładnie należy rozumieć pod tą nazwą. W największym skrócie – CRM, czyli Customer Relationship Management to „zarządzanie relacjami z klientem”. Określa się tą nazwą zarówno koncepcję biznesową, polegającą na stosowaniu procedur i narzędzi wspierających obsługę klientów jak również technologię, która automatyzuje i wspiera wszelkie procesy dotyczące owej obsługi. W dzisiejszym wpisie, przedstawiona zostanie garść porad na temat tego, czym kierować się podczas wyboru systemu CRM dla swojej firmy.

Korzyści jakie płyną z korzystania z systemów CRM zostały w ogólny sposób opisane w poprzednim wpisie. Coraz więcej firm decyduje się na implementację takiego systemu, w związku z czym powstaje pytanie – jaki system CRM wybrać? Na rynku można się spotkać z wieloma systemami tego typu, oferującymi liczne możliwości, w związku z czym wybór odpowiedniego oprogramowania to niełatwy i wieloaspektowy proces. Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

Funkcjonalność i dostosowanie do potrzeb

Choć brzmi to w sposób oczywisty, warto mimo wszystko o tym wspomnieć – dobrze aby system CRM dostosowany był do branży, w której prowadzimy działalność. Wielu producentów oferuje aplikacje, które przygotowane zostały specjalnie pod poszczególne segmenty biznesu. Wybór odpowiednio przystosowanego pod naszą działalność systemu CRM zdecydowanie ułatwi nam dalszą jego obsługę. Przed wyborem konkretnego systemu warto zadać sobie podstawowe pytanie – na czym najbardziej nam zależy i które funkcje z perspektywy naszego przedsiębiorstwa są najważniejsze? Analizie powinny zostać poddane najważniejsze funkcje systemu, aby mieć pewność że ów CRM zawiera wszystkie moduły, które są nam obecnie potrzebnie oraz te, które mogą okazać się pomocne w niedalekiej przyszłości. Poświęcenie czasu i uwagi na etapie wyboru odpowiedniego systemu w dłuższej perspektywie może pozwolić na uniknięcie czasochłonnej i kosztownej zmiany oprogramowania, jeśli to pierwotnie wybrane, przestanie spełniać nasze oczekiwania.

Interfejs

Kolejny ważny aspekt, którego wzięcie pod uwagę z pewnością docenią pracownicy, to interfejs, czyli wygląd aplikacji i łatwość jej obsługi. Dobrze jest wybrać system CRM, który będzie intuicyjny i prosty w obsłudze. W zależności od branży, część kadry pracowniczej może słabiej sobie radzić z obsługą programów komputerowych w związku z czym warto zadbać o to aby obsługa naszego systemu była dla nich stosunkowo łatwa i przyjazna. Oczywiście, należy zadbać również o przeszkolenie pracowników, w czym pomagają na ogół przedstawiciele danego producenta oprogramowania lub specjalistyczne firmy.

Zarządzanie danymi

System CRM będzie spełniał swoje zadanie pod warunkiem, że posiadamy dużą ilość jakościowych, ważnych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa danych. W przeciwnym wypadku, wdrożenie takiego systemu może okazać się mało zasadne. Warto aby system CRM zintegrowany został z systemem ERP, dzięki czemu ułatwiony zostanie przesył danych oraz współpraca pomiędzy wszystkimi działami firmy pracującymi na jednej bazie danych. Warto zadbać również o to, aby system w sprawny i szybki sposób importował dane z tradycyjnych plików np. programów biurowych. Brak konieczności ręcznego implementowania danych do systemu zdecydowania ułatwia pracę i pozwala zaoszczędzić czas.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Poza wyżej wymienionymi trzema głównymi aspektami, należy zwrócić uwagę na takie elementy jak:
  • integracja (system CRM powinien mieć możliwość integracji nie tylko z systemem ERP, ale również z innymi programami, np. sklepem internetowym czy stroną www),
  • aktualizacja (należy dowiedzieć się, czy producent zapewnia aktualizacje oprogramowania, która dostosowana będzie do zmian rynkowych oraz na jakich warunkach owa aktualizacja się odbywa),
  • analityka (dobry system CRM powinien poza funkcją gromadzenia danych posiadać również możliwość ich analizowania, co w niektórych branżach ma niezwykle istotne znaczenie w kontekście wsparcia sprzedaży).


Wybór systemu CRM nie należy do najłatwiejszych zadań, jednak warto poświęcić temu zagadnieniu odpowiednią ilość czasu i uwagi, aby dokonać właściwego rozpoznania możliwości różnych, oferowanych przez producentów aplikacji. W pierwszej kolejności warto jednak zadać sobie kilka pytań, w tym jedno zasadnicze - czy prowadząc małą firmę rzeczywiście potrzebujemy takiego systemu czy może wprowadzi ono do bieżącej działalności więcej „zamieszania” niż pożytku? Jeśli jednak prowadzimy rozbudowaną działalność, przetwarzając duże ilości danych obsługiwanych przez różne działy, pytanie brzmi „jakiego systemu CRM potrzebujemy” a nie „czy w ogóle system CRM jest nam potrzebny”?

Chcesz być na bieżąco?

Zapisz się do newslettera
Śledź też nasz profil na Twitterze